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大漠胡杨风文学博客

发上等愿,结中等缘,享下等福;择高处立,就平处坐,向宽处行!

 
 
 

日志

 
 

公文写作  

2010-04-17 10:58:57|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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浅谈行政上行公文

一、                上行公文的文种届定

按照行文方向或行文功能划分,属于上行文的文种包括:报告、请示、意见函和议案等。

1、典型的上行文种:报告、请示

《办法》第二章第九条第八款和第九款规定:报告适用于上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。请示适用于向上级机关请求指示、批准。二者行文的运行趋向是上级机关,目的是告知相关情况或请求有权机关答复,是典型上行文。

2、可用于上行文的兼行文种:意见、函

新的公文处理意见将报告的“提出意见或建议”的功能删除,新增“意见”文种,规定其适用于对重要问题提出见解和处理办法。随后《国务院办公厅关于实施〈国家行政机关公文处理办法〉涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函[2001]1号)进一步指出:“意见可以用于上行文、下行文和平行文”。

函适用于不相隶属机关单位之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准或答复审批事项。

3、可归类为上行文的特殊文种:议案

与报告、请示、意见不同,议案文种的特殊性在于其发文单位和收文单位是具体而明确的,既仅适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

二、关于请示

1、请示内容的涵盖:(1)对党和国家的路线、方针、政策和法律法令不甚了解,需要上级明确;(2)工作中发生了重大问题或原无规定,难以处理,希望上级给予指示的问题;(3)工作中遇到了困难,需要上级帮助解决的问题;(4)因本地区、本系统、本单位情况特殊难以执行统一规定、需要变通处理请示批准的问题;(5)本机关职权范围内不能决定或决定不了有待上级批准的问题;(6)本机关单位意见分歧无法统一,要求上级裁决的问题;(7)建立机构、增加编制等需要向上级机关请求指示和批准的问题。(8)其他。

2、请示的分类:请求指示的请示、请求批准的请示、请求批转的请示

3、请示格式的特殊要求:

(1)眉首完整。要求留足天头(上报公文均有此要求)。其留出的天头一般为117毫米(约为下行文、平行文的一倍。它们为62毫米)。

(2)上行公文需要注明签发人、会签人姓名,平行排列于发文字号右侧,发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字。

(3)请示应当在附注位置注明联系人的姓名和电话。

(4)请示一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的应当抄送或另外发文。但不得抄送下级机关。

(5)党政机关不得交叉上行公文。(可以采用变通方法)

4、请示正文的三步曲:

 请示缘由:即请示的原因、背景、依据//申请批准的事项所具备的有利条件和现实可行性//事实和数据。应讲求陈述技巧,叙议结合,要特别注意“怎么说”,注意从全局的立场说明事项的迫切性、必要性、重要性、可比性。

请示事项:具体、明确、切实。

请示意见或请示结语。

5、请示与函(实施意见规定了“函”的效力:函作为主要文种之一,与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力)、请示与申请报告、请示与意见、请示与报告

6、请示的处理要求:

(1)应一文一事;主送一个机关等;

(2)除上级机关负责人直接交办的事项外,一般不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”、“报告”。公文运转要严格防止“横传”和“直送”。

(3)行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级。即使紧急情况如突发性疾病、灾害、事件等需要越级请示时,事后也要告知被越过的直接上级机关。

(4)请示的签发人不能出现错误;联合请示必须逐一会签。

                       三、关于意见和报告

1、报告与综合性工作总结

2、意见与相关文种

四、上行公文的应用错误

上行文种中除议案外,报告、请示、意见无论是在理论概念或实际运用中都存在混淆、乱用的现象,给公文收发、处理带来了不便,有的甚至会影响机关的行政效率。这些谬误总结起来可分为三大类:

(一)文种选择错误

1、请示写成报告或报告掺杂请示内容,办文单位容易将之视为阅件处理,使请示事项得不到回复,造成工作贻误。

2、写成请示报告,文种叠用,办文单位不知是请示还是报告,无法分类办理。

3、意见写成报告,使得多数上行意见的呈转要求无法批转执行。一般说来,呈转性意见需按请示性文件回复,报告不需要上级机关回复。

4、意见写成请示,上行意见因承担了过去建议性报告的功能,过去属于请示与报告的混淆,现在转移为请示与意见。一些部门就某一重大问题向上级提出建设性意见时采用了请示的形式,而其内容实质上适用于上行意见。如结语强调“以上请示如无不妥,请批转××执行”,使该错误更加凸显。

5、请示附意见,一些公文写作者认为,2000版《办法》删除“报告”提出意见或者建议职能后,请求批转事项应采用以“请示”为主件,以下行文意见为附件的形式行文。实际是:2000版《办法》和2001年的《处理意见》已明确了“意见”文种具有提出见解和处理办法的职能,并应以请示性公文的程序和要求办理。

(二)公文格式错误

1、不标注签发人、会签人,不能体现领导负责制和上报公文的确定性、严肃性。

2、请示不标注联系人、通讯方式,可导致上下级单位对请示、批复事项沟通不畅,给跟踪、落实带来麻烦。

(三)行文规则错误

1、多头主送,看似请示“万无一失“,实则易出现相互依赖和推诿扯皮现象。

2、上报领导,除非领导直接交办事项,直接上报给一个领导甚至多个领导,不仅使办文部门对该文收、办情况无从了解,甚至会出现不同领导对同一问题处理意见截然不同的尴尬局面。

3、请示一文多事,一份请示中请示多个问题,有的事项可行,有的可暂缓执行,有的不可行,对各个问题的不同答复意见,可能导致上级的无所适从。

五、正确区分与应用

报告、请示、意见虽然都是上行文,都有汇报和建议的功能,但它们之间的在行文目的、承载内容、正文结语、处理结果、行文时间等方面的差异更为明显。

(一)行文目的不同

1、报告上达的目的是向领导机关沟通、反映基层工作情况,供决策参考。

2、请示的行文目的是就工作中急待处理而无权或无法解决的问题,请求上级机关决定。

3、上行意见的主要目的是通过上行意见的形式,请求以领导机关的名义行使贯彻执行该意见的实质。

(二)内容的侧重点不同

1、报告的正文重在叙述客观工作或介绍情况,即使提出建议也是原则性的,通常使用陈述语气。

2、请示的内容一般就经费、物资、政策、编制等普通问题,请求上级给什么、做什么,并说明理由,陈述用途,请求上级批准与答复,通常使用说明语气。

3、意见就涉及全局的重要工作提出见解和实施办法,建议上级办什么、怎么办,并提出具体方案,供上级决策或请求上级批转,语气偏重议论和说明。

(三)正文结语不同

1、报告的结语可用也可不用,如用结语一般可写成“特此报告”,“以上报告如有不妥,请批评指正”,“特此报告,请批评指正”等。

2、请示的结语,一般为“当否,请批示”,“如无不妥,敬请批复”等。

3、上行意见正文结尾一般用“如无不妥,请批转各地(各部门)执行”,“请批准执行”等。

(四)处理结果不同

1、报告上达领导机关后,上级机关一般不作出书面回复,报告在一定程度上作为信息和情况汇报供领导或上级机关了解下情、参考决策使用。

2、请示上达后,有专用文种批复来回复,不管是批准还是不批准,有请示必然有批复,领导机关不作出书面批复,下级机关的工作将无法向前推进。

3、上行意见,有建议和呈转要求,应作为办件,按请示性公文处理和答复。一般采取由上级机关直接批转,上级机关办公厅(室)转发,经上级机关同意仍由原机关下发三种形式。

(五)行文时间有先后。

1、报告可以是事前行文,就未来开展的工作提出合理化建议;也可以是事中行文,工作开展过程的阶段性情况汇报;还可以是事后行文,向上级机关汇报、反映本部门或某方面工作情况。

2、请示的目的决定它必定是事前行文,未经上级机关批准超越职权范围办事不仅处理和决定事项无效,引发不良后果的还须承担行政责任。

3、意见一般是事前行文,就即将开展的工作作出安排,提出实施办法;也可在事中对正在进行的工作提出指导意见。

 

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