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大漠胡杨风文学博客

发上等愿,结中等缘,享下等福;择高处立,就平处坐,向宽处行!

 
 
 

日志

 
 

公文写作主体  

2010-04-17 11:05:15|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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8,2主体

    8.2.1公文标题

    红色反线下空2行,用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

    本标准规定公文标题在红色反线之下空2行标识,居中排布。应该说,在目前普遍使用电子设备打印公文的情况下,居中排列不难做到,按“居中”键即可。但要做到排列对称美观并且在回行时不把完整的词拆开,则需要动些脑筋。在特殊情况下可以在不违背标准规定原则的前提下适当变通。例如,本标准规定公文首页必须显示正文,这就是原则,任何情况下不能违反。在不违反这个原则的情况下,必要时可作适当变通,如前所述发文机关多、签发人会签人多,本节所讲的标题长以及下面讲到的主送机关多,都可以采取变通的方法。但在变通中还要遵守基本规定,如发文机关多但主办机关排列在前是基本规定,签发人或会签人多但最后一个签发人或会签人要与发文字号同处最后一行是基本规定;标题再长但排列美观、回行不断开词意是基本规定。这样,在执行本标准时便不会出现机械执行而不顾公文实际的做法,因为格式毕竟是为公文的内容服务的,是为公文的办理服务的。

    8.2.2主送机关

    标题下空l行,左侧顶格用3专仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送。

    本标准规定主送机关在标题下空l行顶格标识,回行时仍顶格。本标准又讲了当主送机关过多而使首页不能显示正文的变通办法,即将主送机关移至版记中的主题词之下。如果因仅差一行就可以不挤出正文时,主送机关在标题下也可以不空1行,道理不再赘述。

    标识主送机关时应标明主送机关的全称、规范化简称或同类型机关的统称。所谓同类型机关的统称如“各盛自治区、直辖市人民政府”。

    8.2.3公文正文

    主送机关名称下l行,每自然段左空2字,回行顶格。数字、年份不能回行。

    正文的标识方法同写信一样,在主送机关名称之下第1行开始标注,每起一自然段均要左空2字。本标准特意规定公文,中的数字、年份、(用阿拉伯数码标识的)均不能回行,这是根据公文的特点而定的。因为公文中的数字、年份不能出半点纸漏,数字、年份回行权易出现差错,也易使读者看错。

    8.2.4附件

    公文如有附件,在正文下空l行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”);附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。

   公文正文中有一些内容,如图表、名单、规定等,如穿插在公文正文中,往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。这时需要将其从公文正文中抽出而作为公文的附件单独表述,而又是放在公文生效标识印章之后。需要明确的是,公文的附件是正文内容的组成部分,与公文正文一样具有同等效力。为了保证这一点,需要在公文正文之后标注附件的序号和名称,然后在附件同样标识附件的序号和名称,以显示附件与正文的不可分割的关系。如果正文之后的.附件序号和名称与附件的序号和名称不一致,在法律意义上讲,可以不承认该附件是正文的附件,附件便失去了其本应有的与正文同等的效力。因此,本标准对此做了较详细的规定。其要点一是附件应与正文一起装订;如果附件与正文不能一起装订,在附件上要标识所属公文的发文字号及“附件”二字。二是正文后的附件标识应与附件的标识前后一致。三是对一些细节做了规定,如:附件序号用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号。四是对标识的位置做了规定,正文后的附件标识要与正文空l行,左空2字;附件上的“附件”标识在左上角顶格第l行。

    8.2,5成文日期

    用汉字将年、月、日标全;“零”写为“O”;成文日期的标识位置见8.2.6。

    成文日期是公文生效的时间,是公文的一项重要内容。公文如果没有生效时间,在某种意义上说就是一纸空文。为了加强其准确性,本标准规定成文日期要用汉字书写,即俗称的“大写”,不能用阿拉伯数字与汉字混用,同时年、月、日要齐全。规定零要写成“O”,是因为“零”与汉字的另一种数字写法“壹、发捌”等是一个序列,而采用“一、三、五”这种写法用“O”比较协调。

      由于印章一般要盖在成文日期上,成文日期要依印章的位置而定,这一点在8,2.6条会分别介绍

 8.2.6公文生效标识

    公文生效标识是证明公文效力的表现形式。它包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有以下两种情况,一种是单一发文机关如何标识公文生效标识,另一种是联合行文的机关如何标识公文生效标识。

    8.2,6.1单一发文印章

    单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期右空4字;力g盖印章应上距正文1行之内,端正、居中下压成文时间,印章用红色。

    当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文日期上;

    当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文日期上。

    印章是公文的生效标志。一般情况除了会议纪要以外,不加盖印章的公文应视为无效。印章还是鉴定公文真伪的最重要的标志。鉴于行政机关公文的法定性和印章的特定功能,《中华人民共和国刑法.》第二百八十条规定:“伪造、变造、买卖或者盗窃、抢夺、毁灭国家机关的公文、证件、印章的,处3年以下有期徒刑、拘役、管制或者剥夺政治权利;情节严重的,处3年以上10年以下有期徒刑”。为了保证印章的真实性,提高印章的防伪性,本标准对印章的格式做了详密的规定。

    对只盖一个印章的单一机关发文,本标准规定落款处(即成

    文日期之上)不署发文机关名称,只标识成文日期。成文日期的横向距离是右空4字;纵向与正文的距离要依印章的大小而定,其标准就是印章加盖在成文日期上,上距正文l行之内,也就是不到l行的空白。这样要求是为了防止变造公文,因为如果空白

    过大,就容易被人私自加入其他内容,即“变造”公文。

    本标准规定印章加盖要端正、居个(即居成文日期之中)。此话说来简单,但执行起来却要认真对待,特别是手工加盖印章,稍一随意就可能不符合标准。国家行政机关的印章均带有国微,把国微盖歪了是极不严肃和极不负责的态度。即使是采用印刷技术加盖印章,制版时也要严肃认真,严格按本标准执行。

   本标准还提出了两种印章加盖方式。一种称之为“下套”方式,适用于带有国徽、印章下弧没有文字的印章。掌握的标准是,印章的图案(如国徽)和文字不压成文日期,仅以下弧压在成文日期上。读者可对照现行国务院文件和本标准所附的样式来掌握。之所以这样规定,一是显示印章的庄严性,特别是完整地显示国徽;二是增加成文日期的清晰度,防止因图案或文字(特别是国徽)压在成文时间上而使其难以辨认。另一种称之为中套方式,适用于印章下弧有文字的印章(行政机关的部门印章或专用印章有许多是这种样式)。中套的要求是印章的中心线压在成文日期上。

    8.2.6.2联合行文印章

    当联合行文需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各

    空7字;主力、机关印章在前;两个印章均压成文日期,印章用红色。只能采用同种加盖印章方式,以保征印章排列整齐。两印章间互不相交或相切,相距不超过3mm。

    当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

    两个单位联合行文,本标准规定应将成文日期拉开,左右各空7字,主办单位印章在前,两个印章均压成文日期,互不相交或相切,相距不超过3mm。其余要求均同一个印章。

    三个单位联合行文,会出现至少有一个以上的印章无法压在成文日期上,也就会出现至少有一个以上的印章是空白印章。现在印刷公文大量采用现代印刷设备,其套印印章的方法就是将一个印在纸上的空白印章作为印模直接制版。因此,如果公文出现空白印章,就等于把单位印模送给了所有收文对象,极易给伪造印章提供可乘之机。为了防止出现空白印章,本标准做了这样的规定:所有的行文单位都要署单位名称,将印章加盖在单位名称上,这样便不会出现空白的印章。印章每排最多排3个,这样要求是防止印章边缘超出版心。在具体排布印章时应使主办机关的印章在前,协办机关的印章按照发文机关标识的顺序依次排布。当最后一排剩下一个印章或两个印章时,应居中排布。成文时间标识在最后一排印章之下空l行位置,右空2个字。同样应保证印章间既不相切也不相交,每排印章中心线对齐。

    本标准对两个或两个以上印章的排列还规定只能采用一种加盖方式,即不管个别印章适合哪种加盖方式,而统一采取一种,要下套均下套,要中套均中套,以保证印章排列整齐、美观。

 8.2.6.3特殊情况说明

    当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

    现行公文常出现一种“此页无正文”的格式,即当正文之后的空白容不下印章位置时,需将印章加盖在下一空白页上,于是在该空白页第l行顶格标识“此页无正文”,并用圆括号括起。

    这样做是考虑到了防止在空白页私加文字,但正文之后的空白则留了缺口。为了堵上这个缺口,本标准作了规定,即在出现上述情况时,以采取调整行距或字距的措施加以解决。具体的调整方法是:当正文之后的空白只有一两行时,可以加宽行距,至少将一行文字移到下一页;如果正文之后的空白仅差一两行便可容下印章位置时,可以缩小行距或缩小一两行字距,挤出能容下印章的空间。这样,使印章与正文务必同处一页,不留任何空白,堵上私加公文也就是变造公文的漏洞。本标准明确规定,出现上述情况时不得采取标识“此页无正文”的方法解决。因此本标准实施后,各单位要注意改掉标注“此页无正文”的习惯。

    8.2.7附注

    公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识在成文日期下l行。

    附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项加以说明,如“此件发至县团级”、“此件可见报”等,不是对公文的内容作出解释或注释。对公文的注释或解释一般在公文正文中采取句内括号或句外括号的方式解决,这一点在使用附注时要加以注意。

    附注应用圆括号括入,左空2字标识在成文时间的下一行。

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