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大漠胡杨风文学博客

发上等愿,结中等缘,享下等福;择高处立,就平处坐,向宽处行!

 
 
 

日志

 
 

公文写作版记  

2010-04-17 11:06:30|  分类: 默认分类 |  标签: |举报 |字号 订阅

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 8.3版记

    8.3.1主题词

    “主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。

    主题词是用于揭示公文内容,便于公文检索查询的规范化词。标注主题词是文书部门和档案部门相互衔接的一项工作。公文主题词通常由公文制发机关的最高行政主管机关负责制定和发布。如国家行政机关公文主题词是由国务院办公厅编制的《国务院主题词表》规定。

    本标准规定主题词居左顶格标识,“主题词”三字用黑体,后标全角冒号;词目用小标宋体字,词目之间空1字。这里要注意“主题词”三字与词目所用的字体不同,同时要注意词目之间不要加顿号,而是空l字。

    8.3.2抄送机关

    公文如有抄送机关,在主题词下l行;左右各空1字,用3号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号5抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。

    本标准规定抄送机关标识于主题词之下,要注意三点,一是抄送机关居左空l字,这与主题词顶格标识不同。二是抄送机关回行时与上一行的抄送机关对齐,这与标题之下的主送机关回行

    时仍顶格不同。三是抄送机关间用逗号隔开,最后要标注句号,这是为了防止在抄送机关之后私自加入其他的抄送机关,同样有防止变造公文之意。

    如果在抄送机关之上、主题词之下需标识主送机关,前面所讲的主送机关过多而使公文首页不能显示正文时或使用“会议纪要”文种时会发生这种情况。本标准特别说明,标识方法与抄送机关的标识方法相同,即也要注意上面提到的三点。

    8.3.3印发机关和印发日期

    位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;

    用3号仿宋体字。印发机关左空l字,印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识。

    印发机关不是指公文的发文机关,发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门,一般应是各机关的办公厅(室,)或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公厅(室)或文秘部门,也可标识发文机关。

    标识印发日期是为了准确反映公文的生成时效。一般来说,公文在领导签发之后,也就是生效时间之后,往往需要经过打字、校对、复核等环节。本标准说明·了印发日期以公文付印的时间为准,是为了界定生效时间与印发时间的区别。通过了解生效时间与印发时间的时间差,既可以使发文机关掌握制发公文的效率,也可以使收文机关掌握公文的传递时间,均有利于公文的办理。

    本标准规定印发机关左空1字,印发时间右空l字,并且只能占一行位置。因此,印发机关如果字数太多,可以自行简化;本标准规定印发日期用阿拉伯数码标识,也有尽量缩小位置的考虑,以保证一行位置能容下印发机关和印发日期。

 8.3.4版记中的反线

    版记个各要素之下均加一条反线,宽度同版心。

   本标准规定版记中各要素之间加一条反线隔开,一是为显示各要素之间的区别,二是如此设计显得美观。要注意最后一个要素之下要有一条反线,具体标识方法可参见标准中的图4。

    8,3.5版记的位置

    版记应置于公文最后一面(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。

    本标准规定版记置于最后一面(封四),版记的最后一个要素置于最后一行。也就是说版记一定要放在公文的最后即公文的最后一面(本标准规定公文双面印刷)的最下面的位置。之所以这样规定,是为了保证公文的完整性。因为公文的开始部分很明显,即印有红头的首页,而结束部分就是本标准规定的版记。这样,红头与版记之间的所有部分都是公文不可缺少的部分,由此可以准确认定公文是否完整。确定版记的位置在实际操作中会遇到以下情况:

    (1)公文主体之后的空白容不下版记的位置,需另起一页标识版记,此时版记要放在最后一面,即使前一面完全空白也没有关系。

    (2)公文的篇幅如果在一个折页(即有四面)以上,这时公文的页数一般应是4的倍数,此时版记也一定要放在最后一面,而不管前面的空白有多少(一般不会超过3面)。

    (3)公文有附件。如果附件最后的空白能够容下版记,而该页又正是4的倍数,此时版记应置于该空白处,以免造成不必要的浪费。如果附件是被转发的文件,该文件后面也有版记,此时被转发文件的版记不能代替转发文件的版记,转发文件还应标识自己的版记。

    9页码

    用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。

    本标准规定页码分别置于公文左下角或右下角,并在页码左右各放一字线,是为了方便阅读。

    规定空白页和空白页以后的页不标识页码(包括印有版记的那面)是为了防止在空白页私加文字。也就是说,页码只标识到公文主体部分结束的那页。如果想在公文主体部分之后私加文字而冒充公文的主体,就需要在该页标识页码,印有版记的那面也就要标识页码,这样,真假公文一相对照,假公文在页码上就会露出马脚。

    10公文中表格

    公文如需附表,对横排A45氏型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码

    表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

    公文如需附A3纸型表格,又当最后一页为A3纸型表格时,

    封三、封四(可放分送,不放页码)应为空白,将A3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封印上。

    在实际工作中,有些公文需要附一些表格。为使表格装排得规范,本标准对表格如何放置作了较为明确的规定。对于横排A4表格的页码,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码横表表头在订口一边,双页码横表表头在切口一边。这样放置可保证连续编排的表格可以依次顺序向下看,否则有可能出现单双页表格全部放在钉口一边或切口一边,阅读公文就要反复颠倒来看,很不方便。

    公文如需附A3表格,也就是表格的开本比较大,而且是作为公文正文的最后一页时,为避免表格的脱落,所以应使表格处于封三之前位置,而不应将表格贴在封四上。

    ll公文的特定格式

    11.1信函式格式

    发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm。每行居中排28个字。首页不显示页码。发文机关名称及双线均印红色。发文字号置于武文线下l行版心右边缘顶格标识。发文字号下空l行标识公文标题。如需标识秘密等级或紧急程度,可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识。两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。

   在制发机关公文的实践今,经常使用一种只标识发文机关名称而不标识“文件”二字的“信函式”公文,用于处理日常事务的平行文或下行文,而且使用频率很高。这种公文除了不标识签发人以外,其他各要素均与“文件式”公文相同。为此,本标准为这种“信函式”公文设计了格式,具体为:

    (1)发文机关名称上边缘距上页迫30mm,也就是打破了本标准规定的“文件式”公文上白边为37mm的界限,将“信函式”公文的上白边缩小为30mm,然后在30mm之下标识发文机关名称。由于不加“文件”二字,这时的发文机关名称一般不用简称,如国务院这种,“信函式”公文,机关名称便标识为“中华人民共和国国务院”,而不像“文件式”公文那样用规范化简称标识为“国务院文件”。

 (2)在发文机关名称4mm之下印一条上粗下细的武文线,在距”下页边20mm处印一条上细下粗的文武线,线的长度为170mm。这样设计,可保证“信函式”公文与“文件式”公文的版心基本一致,只不过将发文机关标识移出了版心。

    (3)“信函式”公文的份数序号、密级、紧急程度可以放

    在武文线下版心左上角顶格(一般说来,“信函式”公文很少同时出现这三项),发文字号放在武文线下版心右上角顶格。首页不放页码,最后一行(第22行)文字下边缘与文武线距离6mm。其他各要素的标识方法均同“文件式”公文格式。

    11.2命令格式

    命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成,用红色小标宋体字,字号白发文机关酌定。命令标识上边缘距版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行标识正文;

    正文下空1行右空4字标识签发人签名章,签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。在签发人签名章下空1行右空2字标识成文日期。分送机关标识方法同抄送机关。其他要素从本标准相关要素说明。

    命令(令)可以说是国家行政机关发文的最高级形式。《办法》规定,命令(令)适用于依照有关法律规定发布行政法规和规定;宣布施行重大强制性行政措施;奖惩有关人员;撤销下级机关不适当的决定。从命令(令)的适用内容也可以看出其权威性、重要性。因此本标准特别规定了命令(令)的格式,而且是比照国务院命令(令)的现行格式设计的。应该说,这个格式应严格按照执行,以从表现形式上维护国家政令的权威性和统一性。本标准对命令(令)的格式规定具体为:

    (1)发文机关名称应用全称,不能用简称包括规范化简称。如国务院今的发文机关名称就是“中华人民共和国国务院令”。因此命令(令)的发文机关应以批准本机关成立文件核定的全称为准。。发文机关名称后加“命令(令)”字。发文机关标识用红色小标宋体字;字号由发文机关酌定,但要掌握在不超过上级机关的字号的程度,可以同等大小,但不能超过。标识的位置按本标准的规定可以这样计算:上白边37mm十20mm即57mm下标识。如果是联合发布命令(令),在首位的发文机关也要在此处标识,其余机关下移,“命令(令)”字右侧上下居中。

    (2)在发文机关之下空2行标识令号,居中,令号用黑体字较庄重,前加“第”字,即“第×号”。令号的编制自发第1号令开始,不受年度限制,这与发文字号不同,发文字号序号以年度为限。

    (3)令号之下空2行标识正文,中间没有红色反线,与“文件式”公文不同。正文标识格式执行标准对正文的规定。令文的内容一般都比较简短,大多是一个自然段。

    (4)正文之下空l行标识签发人亲笔名章,发文机关平时应制备。签名章用红色,右空4字。签名章左空2字标识签发人职务,

    命令的签发人应是发文机关的最高领导;如果是联合命令,职务应标全称,此时可用简称,如“××部部长”,因为发文机关标识已使用全称了。

    (5)签名章之下空1行标识成文日期,右空2字。

    (6)命令(令)的版记格式从本标准相关规定,只有一点不同,即命令(令)不分主送、抄送,而用“分送”这一特定形式,这一点要注意。

    11.3会议纪要格式

    会议纪要标识由“××××××会议纪要”组成。其标识位置同8.1.4,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定。会议纪要不加盖印章。其他要素从本标准相关要素说明。

    本标准中的会议纪要的格式主要是针对国家行政机关的办公会议纪要而言。至于用作公文种类的会议纪要,可用“文件式”或“信函式”公文形式来发,并在标题中显示。

    国家行政机关的办公会议是本机关决策的最高机构,会议议定的事项都是本机关的决策事项,并以固定形式的会议纪要印发,有鉴于此,本标准对此类会议纪要格式做了统一规定。

    本标准规定会议纪要的标识用红色小标宋体字,字号由发文机关自定。位置同“文件式”发文机关标识方法一样,即距版心上边缘25mm。会议纪要不加盖印章。此类会议纪要的其他要素本标准只作了原则规定,即如果会议纪要具有本标准规定的要素,那就按本标准对该要素的规定办。

    12式样

    A4型公文用纸页边及版心尺寸见图1;公文首页版式见图2;上报公文首页版式见图3;公文末页版式见图4;联合行文公文末页版式l见图5;联合行文公文末页版式2见图6。

    为方便从事公文处理的同志准确理解和掌握本标准,在标准说明之后附有6张公文式样。其中第一张附图标识了A4型公文用纸页边及版心尺寸;第二张附图标识了公文首页的版式排布;第三张附图标识了上报公文首页的版式排布;第四张附图标识了一般公文末页的版式排布;第五张附图标识了两个机关联合行文时公文末页的版式排布;第六张附图标识了多个机关联合行文时公文末页的版式排布。

(2004年10月21日)

 

 

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